Vaxt idarəetməsi müasir dövrdə hər kəsin ehtiyac duyduğu ən vacib bacarıqlardan biridir. Effektiv vaxt idarə etmək, işlərin vaxtında yerinə yetirilməsi və şəxsi həyatla peşəkar həyat arasında balans yaratmaq üçün mühüm əhəmiyyət kəsb edir. Vaxtın düzgün bölünməməsi stresin artmasına, məhsuldarlığın azalmasına və hətta uzunmüddətli məqsədlərdən uzaqlaşmağa səbəb ola bilər. Bu səbəbdən vaxt idarəetməsini düzgün planlamaq həyati önəm daşıyır. Vaxt bölgüsündə məqsəd yalnız işləri vaxtında görmək deyil, həm də prioritetləri düzgün müəyyən etməkdir. Aşağıda vaxt idarəetməsi ilə bağlı əsas addımlar geniş şəkildə izah edilir.
1. Prioritetlərin düzgün müəyyən edilməsi
Prioritetlərin düzgün müəyyən edilməsi vaxt idarəetməsinin ən mühüm addımıdır. Həyatımızda hər iş eyni dərəcədə vacib deyil. Bu səbəbdən, ilk növbədə ən vacib və təcili işləri müəyyən etmək lazımdır. Eisenhower Matrisi bu baxımdan çox faydalı bir vasitədir. Matrisi tətbiq edərək işlərinizi "təcili və vacib", "təcili, lakin qeyri-vacib", "vacib, lakin qeyri-təcili" və "nə təcili, nə də vacib" kateqoriyalarına bölə bilərsiniz. Vacib işlərə öncəlik verdikdə həm stress azalır, həm də vaxtın səmərəsiz istifadəsi qarşısı alınır. Gündəlik həyatınızda yazılı siyahılar hazırlamaq və bu siyahıları günün əvvəlinə görə yeniləmək prioritetləri daha yaxşı müəyyən etməyə kömək edir. Bundan əlavə, prioritetlərinizi nəzərdən keçirmək və dəyişən şərtlərə uyğunlaşdırmaq da vacibdir. İnsanların vaxt bölgüsündə buraxdığı əsas səhvlərdən biri, təcili olmayan lakin uzunmüddətli dəyəri yüksək olan işləri görməməzlikdən gəlməkdir. Məsələn, sağlamlıq üçün idman etmək və ya bilik artırmaq kimi işlər birbaşa gəlir gətirməsə də, uzunmüddətli nəticələr baxımından əhəmiyyətlidir. Hər günə başlamazdan əvvəl 10 dəqiqə vaxt ayıraraq günün prioritetlərini müəyyən edin. Bu vərdiş uzunmüddətli nəticələr baxımından çox böyük fayda verəcəkdir.
2. Gündəlik və həftəlik planların qurulması
Gündəlik və həftəlik planlar effektiv vaxt idarəetməsinin ikinci vacib elementidir. Planlama prosesinə başlamazdan əvvəl bütün vacib işlərin siyahısını çıxarmaq faydalıdır. Bu siyahıya əsasən işlərin həftəlik və gündəlik bölüşdürülməsi məqsədəuyğundur. Məsələn, həftənin əvvəlində əsas məqsədləri və prioritetləri müəyyən etmək, həftə ərzində hər gün üçün iş bölgüsü yaratmaq üçün vaxt ayırmaq lazımdır. Günlük planlama zamanı müəyyən vaxt blokları təyin etmək daha məqsədəuyğundur. "Time blocking" adlanan bu metod müəyyən saatlarda müəyyən işlərə diqqət yetirməyə imkan verir və multitasking-dən qaçmağa kömək edir. Həmçinin, gözlənilməz hallara da vaxt ayırmaq lazımdır. Gün ərzində heç gözləmədiyiniz bir hadisə ilə qarşılaşa bilərsiniz və planınızda boş vaxtların olması belə hallarda daha çevik qərar verməyə imkan yaradar. Gündəlik planları günün əvvəlində və ya axşam əvvəlcədən qurmaq sizin üçün rahatlıq yaradacaq. Həftəlik planlar isə ümumi baxış üçün daha effektivdir. Planlama zamanı istirahət və şəxsi fəaliyyətlər üçün də vaxt ayırmağı unutmayın. Planlarınızın reallığa uyğun və həyata keçirilə bilən olması motivasiyanızı qorumağa kömək edəcəkdir.
3. Vaxt oğrularından uzaq durmaq
Vaxt oğruları müasir dövrdə hər kəsin qarşılaşdığı bir problemdir. Sosial media, lazımsız e-poçtlar, telefon zəngləri və digər diqqət yayındıran faktorlar məhsuldarlığı aşağı salır və vaxtın səmərəsiz istifadəsinə səbəb olur. Bu səbəbdən, vaxt oğrularını tanımaq və onlardan uzaq durmaq çox vacibdir. İlk addım olaraq, gün ərzində nəyə nə qədər vaxt sərf etdiyinizi izləmək faydalı ola bilər. Bu məlumat əsasında diqqətinizi hansı işlərin yayındırdığına dair fikir əldə edəcəksiniz. Məsələn, hər 15 dəqiqədən bir sosial şəbəkəyə daxil olmaq və ya lazımsız xəbər saytlarını oxumaq vaxt oğrularına ən bariz nümunələrdir. Belə halların qarşısını almaq üçün xüsusi tətbiqlərdən istifadə edə bilərsiniz. "Forest", "StayFocusd" və "RescueTime" kimi proqramlar diqqətinizi yayındıran tətbiq və saytların istifadəsini məhdudlaşdırır. Telefonu səssiz rejimə keçirmək və ya iş zamanı uzaqda saxlamaq da diqqətinizi qorumağa kömək edə bilər. Həmçinin, bir işi yerinə yetirərkən yalnız həmin işə fokuslanmağa çalışın. Multitasking vaxt itkisinin ən böyük səbəblərindən biridir. Vaxt oğrularından qaçmaq üçün konkret hədəflər qoymaq və bu hədəflərə çatana qədər digər işlərdən uzaq durmaq tövsiyə olunur. Əgər iş mühitində tez-tez kəsilmələr yaşanırsa, iş yoldaşlarınızla kommunikasiya quraraq diqqətinizi yayındıran məsələləri minimuma endirmək üçün razılaşma əldə edə bilərsiniz. Vaxt oğrularını aradan qaldırmaq vaxt idarəetməsi prosesində daha böyük nailiyyətlər əldə etməyə imkan yaradır.
4. Fasilələrin planlı şəkildə təşkil edilməsi
Effektiv vaxt idarəetməsi yalnız işlərə fokuslanmaqla deyil, həm də planlı şəkildə fasilələr verməklə həyata keçirilir. Uzun müddət fasiləsiz işləmək məhsuldarlığı aşağı salır və həm fiziki, həm də zehni yorğunluğa səbəb olur. Buna görə də iş rejiminizi düzgün qurarkən müntəzəm fasilələr nəzərdə tutmaq vacibdir. "Pomodoro texnikası" bu məqsədlə çox effektiv bir üsuldur. Bu texnika 25 dəqiqə fasiləsiz işləmək və sonra 5 dəqiqəlik fasilə vermək prinsipinə əsaslanır. Bu cür kiçik fasilələr diqqətinizi yeniləməyə və daha səmərəli işləməyə kömək edir. Uzun iş günlərində isə hər iki saatdan bir daha uzun, məsələn, 15-20 dəqiqəlik fasilələr etmək məqsədəuyğundur. Fasilələr zamanı fiziki hərəkətlər etmək, qısa gəzintiyə çıxmaq və ya sadəcə dərin nəfəs alma məşqləri etmək enerjinizi bərpa edəcəkdir. Fasilələr yalnız yorğunluğu azaltmaq üçün deyil, həm də yaradıcılığınızı artırmaq üçün çox vacibdir. Araşdırmalar göstərir ki, fasiləsiz işləmək yeni ideyalar yaratmaq qabiliyyətini azaldır. Fasilələr zamanı telefon və ya digər elektron cihazlardan uzaq durmaq daha məqsədəuyğundur, çünki bu cihazlar yorğunluğunuzu artıraraq əsl dincəlməyinizə mane ola bilər. Fasilələr planlamaq iş rejiminizə balans gətirir və uzunmüddətli məhsuldarlığı təmin edir.
